O que normalmente ouvimos dos gestores de academias quando falamos sobre a necessidade de criar um planejamento:

• Eu conheço meu negócio e meus coordenadores já sabem o que funciona e o que não funciona na minha academia. Até porque, planejar no brasil é impossível!
• Porque vou perder tempo planejando? Estou aqui direto conversando com a equipe, o planejamento que precisa ser feito vai resolver os problemas da minha empresa?
• Como vou fazer um planejamento com a academia funcionando? Vou ter que parar o que estou fazendo? Não tenho tempo para isso.
• E de que adianta planejar se não tenho pessoas para fazer o que esta programado acontecer?

Então porque planejar, resumidamente, para alcançar seus objetivos rapidamente e saber lidar com as adversidades que surgem pelo caminho. Uma empresa é feita por pessoas, que se motivam mais se sabem o que fazer, como fazer e por que fazer.

Uma boa equipe é formada por perfis diferentes, complementares e que normalmente estão em níveis diferentes de desenvolvimento profissional e educacional, porém sabendo a direção todas usarão seu potencial e sua energia de forma harmônica.

Um líder hábil tem o poder de gerenciar a energia das pessoas, de mobilizar os talentos para realizar o que está planejado. 

O que está planejado é mais fácil de ser mudado e de se antecipar possíveis impactos em cada mudança, além de facilitar a orientação da equipe para um novo posicionamento com pouco ou nenhum desgaste adicional.

Administrar uma empresa sem um planejamento é assumir uma série de riscos e entregar o seu negócio a incertezas. Ao realizar um planejamento, mesmo que simplificado, a chance de alcançar o objetivo é muito mais efetiva.

Boas ideias e necessidades surgem diariamente e em uma academia então, elas brotam de diversas direções. São sugestões de alunos, aulas especiais de professores, eventos para datas comemorativas, tendências do mercado, inovações em serviços e equipamentos etc.

Com a correria do dia a dia para manter a operação básica funcionando, muitas dessas ideias ficam pelo caminho nos dando a sensação de frustração e baixa produtividade, quando não se viram contra a própria empresa por terem sido mal executadas.

Ideias difundidas e frustradas tem um efeito muito nocivo para os clientes internos e externos que se ouvem um “NÃO” como resposta rapidamente classificam a empresa como retrograda ou ineficaz , se recebem o que pediram de “qualquer jeito” classificam-na como incompetente, o que acaba drenando recursos da empresa sem satisfazer o cliente,  ou ainda uma resposta vaga do tipo: _ vamos estudar…e a fama de que “aqui nada acontece” acaba ficando colada no perfil da gestão e consequentemente da empresa.

O que muitas pessoas imaginam é que o planejamento pode ser realizado apenas de cabeça e que isto basta para conquistar seus objetivos e metas. Pode até ser que consiga se trabalhar sozinho, mas a realidade é que NINGUÉM TRABALHA SOZINHO, fornecedores, clientes internos, externos, sócios, todos serão afetados positivamente se os objetivos estão bem planejados, eliminando stress desnecessário e otimizando o tempo de execução e qualidade das relações.

Entre os motivos que levam uma empresa a não conseguir tirar as boas ideias do papel estão:

• falta de planejamento
• falta de engajamento
• baixa capacidade de realização

Todos os motivos estão interligados e são consequência da falta de direcionamento e organização por parte da direção.  

Desenvolver boas práticas de gestão é essencial para que uma companhia possa se posicionar, crescer e se estabelecer no mercado. É necessário pensar os objetivos organizacionais, estabelecer metas e trabalhar em cima disso.

Pensar o futuro de uma empresa é desenvolver metodologias que possam garantir a sobrevivência no mercado, conquistar clientes e fortalecer a marca.

PESSOAS + PROCESSOS =

RESULTADOS & NEGÓCIO SUSTENTÁVEIS

PESSOAS – PROCESSOS =

RESULTADOS E NEGÓCIO DUVIDOSOS

PROCESSOS – PESSOAS =

BUROCRACIA E ALTA ROTATIVIDADE

Na área de serviços diferentemente da indústria, os colaboradores da linha operacional também são os “produtos da prateleira”, isso quer dizer que o tratamento que lhes é conferido será diretamente transferido ao consumidor final. investimentos no bem estar da equipe, são da mesma forma refletidos no respeito e acolhimento em todos os pontos de contato que o usuário transita.

os processos devem estar direcionados para melhorar a percepção de valor do consumidor e aumentar as chances de acerto do colaborador. na cultura herdada pela revolução industrial os processos são direcionados para o controle e padronização, desconsiderando a autonomia como uma potente arma de melhoria contínua e engajamento.

O QUE SIGNIFICA PLANJEAR NA PRÁTICA? – Planejar é estruturar o caminho entre o que está pensado e a realização da ação permitindo o compartilhamento, a delegação e acompanhamento das etapas, facilitando assim: a execução.

Um bom planejamento permite, a partir do cenário atual, definir os objetivos e metas de curto, médio e longo prazo, além de traçar um plano de ação, fazer as verificações e ajustes necessários para poder continuar o ciclo. O mais importante de se fazer um planejamento é poder envolver as pessoas na identificação de oportunidades e ameaças, deixando o time consciente e envolvido na obtenção de resultados, direcionando sua energia e criatividade no sentido correto para a empresa e consequentemente para todos os colaboradores.

…” – PLANEJAR NÃO É TOMAR DECISÕES FUTURAS, MAS SIM ANALISAR AS IMPLICAÇÕES FUTURAS DAS DECISÕES PRESENTES.” Peter Drucker

Bons gestores tem a habilidade de priorizar e dizer não para tudo que lhe faça perder o foco. Na prática, as pessoas envolvidas tendem a entregar resultados concretos, pois tiveram clareza do que e como fazer. Também é importante que sejam feitas reavaliações do processo periodicamente, assim o sucesso será conquistado e muitas vezes até superado.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO –  PLANEJAR PARA ORIENTAR OU PLANEJAR PARA DIRECIONAR

Planejamento estratégico é uma ferramenta de priorização e foco, que serve para levar a empresa na direção desejada, independentemente do tamanho ou número de funcionários. Em tese, todos os negócios, não importa se físicos ou online, se produtos ou serviços, deveriam criar e realizar o planejamento estratégico para dar suporte aos demais níveis da empresa facilitando a criação de um planejamento tático e operacional. Evitando que as tarefas executadas pela equipe estejam deslocadas dos objetivos estratégicos da academia.

Características do Planejamento Estratégico:

1. Direcionado para atingir a VISÃO da empresa
2. Deve ser alinhado com o modelo e plano de negócios
3. Deve estar alinhado com a MISSÃO e o propósito da empresa
4. Previsão de longo prazo, de pelo menos 2 anos e até:

– 5 anos em empresas com gestão mais maduras

– 10 anos com revisões periódicas em empresas com gstão consolidadas

5. Define objetivos gerais
6. Afeta a empresa como um todo, genérico
7. Elaborado pela direção, porém deve haver um momento previsto para envolver a equipe tática (gerentes, coordenadores, líderes) e representantes da equipe operacional que tenham desempenho acima da média.
8. Responde perguntas como: Quem somos? Onde estamos? Para onde vamos? O que faremos para chegar lá? O que valorizamos? Como faremos? Por que faremos?

PLANEJAMENTO TÁTICO – DIVIDIR PARA SOMAR

A grande diferença entre o planejamento estratégico e o tático é que o primeiro abrange toda a empresa e o segundo vai definir o que cada área fará e como fará para entregar sua parte na conquista da VISÃO.

O tático é diretamente dependente do estratégico e o que vemos nas academias em geral são cobranças de planejamento tático ou de conquistas da equipe tática e operacional, porém sem uma direção clara do macro gerando dúvidas, frustração, baixa produtividade, retrabalho e dispersão de recursos físicos, humanos e financeiros. 

Ele é o elo entre a estratégia e a execução. Este é o trabalho dos gerentes, coordenadores, supervisores e líderes de projetos que devem saber lidar com metas e objetivos direcionando os colaboradores e equipes de trabalho rumo aos objetivos. Enquanto o planejamento estratégico considera a companhia como um todo, o planejamento tático especializa a aplicação das ações nos diferentes setores como o marketing, operação, produção, pessoal e financeiro, levando em consideração suas características, ou seja, como cada área irá contribuir para que o objetivo da companhia possa ser alcançado.

Características do Planejamento Tático:

1. Direcionado para uma ou mais áreas da empresa
2. Deve estar alinhado ao planejamento estratégico
3. Deve estar alinhado com as condições técnicas e operacionais das áreas
4. Previsão de médio prazo, entre 1 a 3 anos
5. Detalha os meios, métodos e objetivos da área
6. É direcionado a resultados factiveis e mensuráveis
7. É elaborado em parte com a alta direção e em parte com representantes da equipe operacional que tenham desempenho acima da média.
8. Responde a perguntas como: O que faremos? Dá para fazermos? Quando faremos? Em quanto tempo faremos? Como monitoraremos? Quais os riscos? Valerá a pena?

O QUE É PLANEJAMENTO OPERACIONAL – EXECUTAR PARA ALCANÇAR

Esta é a parte mais difícil e importante de todas, pois é aquela que chega até o cliente. Na área de serviços, indústria ou comércio as falhas na operação são as responsáveis pela reputação da empresa!

Deve ser destinado ao curto prazo, ou seja, da data de criação até no máximo 1 ano, mostrando como a equipe deve realizar suas tarefas, através de procedimentos claros, objetivos e simples. Envolve diretamente as equipes, que devem ser desenvolvidas para a competência (conhecimento, habilidade e atitudes) a fim de realizar suas atividades. As atividades devem ter instruções claras, ser bem detalhadas com objetividade, modelos e exemplos definindo claramente as funções a serem executadas por cada colaborador.

Deve identificar quem faz, como faz, para quando e porque será feito daquela forma. Um bom caminho para ser bem-sucedido na realização do que está previsto no planejamento operacional, é a construção de planos de ação por projeto, onde os envolvidos de posse de suas agendas negociam os prazos e prioridades para comprometerem-se com a ENTREGA. 

Incrivelmente é nesta fase que os gerentes se perdem, destinando pouco tempo de contato com a equipe, que com menos atenção e acompanhamento tendem a cometer erros, sem a chance de acolhimento e feedback, dificultando cada vez mais o engajamento de todos na execução.

Características do Planejamento Operacional:

1. Direcionado para uma ou mais funções dos colaboradores
2. Deve estar alinhado ao planejamento tático e objetivos da área
3. Deve estar alinhado com a competência da equipe
4. Previsão de curto prazo, dia, mês, trimestre, semestre até 1 ano
5. Detalha prazos, pessoas , processos, sistemas e procedimentos
6. É direcionado a realização do plano de ação
7. É elaborado junto com a equipe de execução.
8. Responde a perguntas como: Quem fará? Como fará? Quando? Quais alternativas temos? Quais recursos teremos? Quais os riscos e consequencias? O que ganharemos com isso?

GAMIFICAÇÃO

A gamificação é um excelente caminho para o cumprimento de metas e motivação da equipe, através de tarefas agendadas e monitoradas por amostragem e ou por placares nos departamentos semanal.

NA PRÁTICA – COMO ELABORAR UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

AS 4 ETAPAS DA CRIAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

1 – Organize o encontro

Preocupe-se com a antecedência, para que todos envolvidos organizem-se para uma participação eficaz. O mediador do encontro deve ter pensado quais estratégias irá utilizar para as equipes terem espaço ativo e controlar o tempo, para cumprir o que está estabelecido como produto do encontro, dentro do tempo estabelecido.

É importante antecipar o que cada participante deverá levar ao encontro (dados, fatos, objetivos e percepções) para que as lideranças tenham tempo hábil de coletar o conteúdo e conversar com sua equipe para chegarem ao encontro com a síntese coletiva.

As dinâmicas de discussão e consenso também devem ser pensadas de forma que todos os perfis presentes sejam respeitados e tenham seu espaço “garantido”, independentemente do nível hierárquico.

Se a alta direção estiver presente, o que é extremamente desejável, mesmo que seja via web, sua participação deverá ser de colaboração e suporte para os participantes.

Evitar críticas ou “cortes” durante o raciocínio ou exposição dos participantes. As informações coletadas no encontro podem ser imediatamente consensadas se houver convergência nas propostas, mas não precisam ser fechadas imediatamente se a primeira versão do encontro gerar direções divergentes que necessitem de tratamento em alguma instância. o importante é não perder ou inibir a participação genuína da equipe.

2 – Equilibre os objetivos

Momento de alinhamento das perspectivas dos participantes, através do compartilhamento de informações importantes e estratégicas. A busca por uma visão equilibrada, entre a satisfação dos acionistas, dos clientes internos, dos clientes externos e o desenvolvimento das pessoas, vai auxiliar na construção de um planejamento bem distribuído entre os interesses de todos.

Deve-se ter cuidado para não confundir questões operacionais “urgências” com questões estratégicas e perder o objetivo do encontro com discussões pontuais e opiniões pessoais.

Na construção do planejamento estratégico de uma academia, normalmente as áreas que participam, trazendo informações estruturadas e estratégicas, são as áreas de gestão financeira, marketing, vendas, departamento pessoal e recursos humanos além do departamento técnico. O BALANCED SCORE CARDS é uma boa ferramenta para direcionar os esforços da empresa de maneira equilibrada.

3 – Priorize e ordene

Esta fase caracteriza-se pela escolha da ordem de prioridade, ou seja, o que faremos primeiro e assim por diante. É natural que surjam conflitos, pois o NÃO fará parte das escolhas e o sim deverá ser respeitado e ter a energia de todos envolvidos para funcionar bem. as disputas de autoria e ego terão que ser muito bem gerenciadas. quem estiver mediando deve realizar a prática, sem perder o foco do grande objetivo. aqui as lideranças e o modelo de gestão fazem toda a diferença.

Pode ser que para entrar efetivamente neste processo, dependendo da realidade em que a academia se encontra, seja necessário passar por algumas etapas antes de se conseguir colocar uma nova cultura em prática. A equipe deve ser respeitada em seu tempo para que se crie as condições necessárias para tudo isso funcionar.

4 – Detalhe as ações

Se a etapa anterior foi bem consolidada esta parte será construída com mais facilidade. O desafio aqui está em conseguir encontrar bons indicadores e estipular prazos viáveis, nem tão desafiadores que arrisquem o resultado, nem tão complacentes que permitam a criação de uma “zona de conforto” e consequentemente perda do objetivo.

BARREIRAS DE EXECUÇÃO

1 – Ausência de liderança

Quando não há um líder, mesmo que a equipe em um primeiro momento se envolva, com o tempo, tendem a se perder no caminho ou se a liderança existente não for respeitada, não haverá resultados.

2 – Desrespeito ao tempo de execução

Nas esferas da gestão, o trabalho é mais intelectual e uma grande falha é desconhecer o “tempo de execução” e presumir que as coisas podem ser feitas muito rapidamente.

O trabalho em equipe deve respeitar o tempo da execução e não ser submetido a um “tempo de planejamento” como se planejar fosse o mesmo que executar. Soluções que surgem muito rapidamente também tendem a ser lidas pela equipe como soluções prontas que foram “empurradas goela abaixo”, gerando desgaste e baixo comprometimento na execução. Quem sabe planejar deve saber o tempo que leva para executar, para não errar no estabelecimento de metas e prazos.

3- Falta de definições, prazos e metas

A gestão participativa não pode ser confundida com gestão espontânea ou independente. A participação da equipe deve ser mediada e direcionada, para que as discussões terminem deixando claro:

– o que foi aprovado ou não

– qual a próxima etapa

– quando inicia a próxima etapa

– que resultados são esperados

– quais as consequências para o não cumprimento

Saber dizer “não” e como dizer “não” faz muita diferença nas tomadas de decisão. Ele deve vir acompanhado por uma explicação sucinta e coerente do por que foi dito e caso haja necessidade de um feedback para este colaborador, que seja marcado individualmente, e não se perca tempo durante o encontro para trabalhar questões pontuais.

4 – Consenso frágil ou inexistente

A ausência de uma liderança forte pode levar a falta de consenso ou a um consenso frágil, que se deteriora rapidamente durante a execução. Ao detectar essa situação, paralise o trabalho, trate a necessidade e remarque a continuidade para chegar ao ponto de convergência. Evite forçar o consenso através da hierarquia, mesmo que esta atitude faça parte cultura da empresa.

5 – Mediação do processo de construção ineficaz

Discussões sobre fatos irrelevantes devem ser evitadas para garantir a produtividade dos encontros e manter o espaço de participação da equipe. As empresas que iniciam uma gestão participativa, sem clareza dos limites de tempo e foco, correm o risco de avaliar a metodologia da gestão como ineficaz, sem identificar que na verdade o que falhou foi a mediação do “processo de construção” do planejamento. Uma vez perdido este espaço, fica muito difícil envolver novamente as pessoas e resgatar o “crédito” para este modelo.

6 – Líderes sem gestão do tempo

Quando os líderes não gerenciam seu tempo e dedicam boa parte dele para atividades que não são táticas, eles perdem a conexão do planejamento com a prática. Dedicar 80% do tempo para as ações em campo e 20% para as ações estratégicas, como recomenda a fórmula de Parreto, é o caminho mais indicado para garantir a execução do que foi planejado.

7 – Falhas na comunicação

Apenas 5% das equipes conhecem efetivamente a estratégia, as diferenças de linguagem e meios de comunicação trazidas pela evolução tecnológica, mundo líquido e necessidades das GERAÇÕES X, Y, Z e ALPHA ampliaram o “abismo” de entendimento e criação de objetivos comuns.

Cerca de 10% dos conflitos são gerados por divergência de opinião, 90% são em função da utilização da estratégia de comunicação errada.

8 – Falta de tecnologia e talentos

Aproximadamente 37% dos planejamentos não são executados por falta de infraestrutura de tecnologia da informação (TI) para agilizar resultados e 41% por limitações das pessoas envolvidas.

9 – Falta de previsão orçamentária

Em torno de 60% das empresas não vinculam o orçamento para a execução do que está planejado e cerca de 75% dos gestores não tem nenhum tipo de incentivo na remuneração relacionado a execução do planejamento.

10 – Metas e regras incoerentes

Sem regras claras ou regras que mudam no meio do caminho a equipe desmotiva-se pois entende que não é possível “ganhar” e acaba desistindo de tentar. A falta de clareza das metas, dá espaço para análises tendenciosas e manipulação de resultados, afastando as lideranças do contexto e “derrubando” as pontes entre a execução e a estratégia. Cerca de 84% das pessoas deixam as empresas por problemas de relacionamento com seus superiores hierárquicos.